プロジェクト収支管理とは？
エクセル管理の課題と改善のポイントを解説

1．プロジェクト収支管理とは？

プロジェクト収支管理とは、プロジェクトごとに売上・原価・経費などをまとめ、そのプロジェクトでいくら利益が出ているかを管理することです。「採算管理」「損益管理」とも呼ばれます。

プロジェクト管理では、納期・品質・コストを計画どおりに保つことを目指します。そのうち、お金の面を受け持つのがプロジェクト収支管理です。基本的な活動は、次の3つに分けられます。

①プロジェクト収支計画
プロジェクト全体の予算を組むだけでなく、節目（マイルストーン）ごとに発生する収支を計画し、場面ごとに細かく管理します。

②プロジェクト収支の維持
収支計画を立てても、計画どおりに進むことはまれです。計画から外れた収支を、できるだけ計画の値に近づけるよう対策します。

③プロジェクト収支の改善
維持だけでなく改善にも取り組むことで、赤字のプロジェクトが減り、利益の出るプロジェクトが増えます。具体的には、計画に対して支出を抑える工夫を重ねることが大切です。

利益を出すには、原価や経費、人件費の管理が欠かせません。しかし広告・制作・イベント・SPなどプロジェクト単位の仕事では、1つの売上に複数の原価がひもづくことが多く、それをどう管理するかが課題になります。

2．プロジェクト収支管理の重要性

プロジェクト収支管理ができていれば、予期しない事態が起きても利益率を確かめながら判断でき、赤字案件を防げます。

反対に収支管理が不十分だと、状況に応じた判断ができずに無駄なコストが増え、利益率が下がり、最悪の場合は赤字に転じてしまいます。

■収支を管理しないと起きること
・コストをかけすぎて赤字案件になり、自社の負担になる
・計画が見えず納期が遅れ、クライアントの信用を失う
・コストを削りすぎて納品物の品質が下がる
・メンバーの工数が見えず、特定の人に負担が集中する

求められた要件を満たしながら利益を出すには、経費やメンバーの工数の無駄を省くコスト管理が必要です。日常的に収支を管理していれば、状況を客観的に捉えた判断ができ、赤字案件の防止や適切な人員配置にもつながります。結果として、企業全体の業績向上に役立ちます。

3．プロジェクト収支管理のよくあるお悩みと問題点

プロジェクト収支管理がうまくいかない会社では、「売上と原価を別々に管理している」「仕事に合わないシステムを使っている」「すべてエクセルで管理している」のいずれかに当てはまることが多くあります。

冒頭のお悩みを抱える企業様で多い管理方法と、そこから起きる問題点を説明します。

①売上と原価を別々に管理している
売上はシステム、仕入原価はエクセル、というように、売上と原価をばらばらに管理しているケースです。1つのプロジェクトの情報がまとまっていないため、収支を知りたいときに集計に手間がかかり、リアルタイムで把握できません。プロジェクトが終わってから収支を見たら赤字だった、ということも起こりえます。

②プロジェクト単位の仕事に合わないシステムを使っている
使っているシステムがプロジェクト単位の仕事に合っていないケースです。合わない部分をエクセルなどで別に管理するため、一元管理ができません。同じ情報を複数のシステムに入力する二重入力が発生し、入力ミスや漏れも起きます。各部門が正しく入力せず、システムが機能していないという課題を抱える企業様も少なくありません。

③すべてエクセルで管理している
システムを導入せず、収支管理をエクセルで行っているケースです。次の章で詳しく解説します。

4．エクセルで行うプロジェクト収支管理の課題

エクセルでの収支管理は手軽な反面、プロジェクトが増えるほど「ファイルが重くなる」「集計が複雑になる」「人的ミスが起きやすい」「最新の情報を共有できない」という4つの課題が出てきます。

●ファイルが重くなる
プロジェクトの数が増えるとシートがたまり、動作が重くなります。ファイルを開くのに時間がかかって作業効率が落ちたり、ファイルが壊れたりするおそれもあります。

●集計が複雑になる
プロジェクト全体の収支はわかっても、どの売上にどの原価がひもづいているかがわかりにくく、収支の管理があいまいになりがちです。

●人的ミスが起きやすい
毎回手で入力するため、過去のデータを誤って消すなどのミスが起きやすく、気づきにくくもあります。最終的な数字を確認した段階で発覚し、問題が大きくなることもあります。

●最新の情報を共有できない
担当者ごとにファイルを更新していると、最新の情報を全社で共有するのが難しくなります。他の人が誤って更新・削除したり、同時に更新して片方が反映されなかったりと、ファイルの運用によるミスも起こりやすくなります。

5．プロジェクト収支管理を改善するには

改善の第一歩は、今の管理のやり方を把握し、どんな管理項目が必要かを整理することです。

システムを導入しているのに収支管理がうまくいっていない場合は、自社の業種とシステムが合っていないのかもしれません。必要な管理項目を整理し、改善していく必要があります。

エクセルで管理している場合は、システムの導入を検討するのも一つの方法です。自社の業種に合ったシステムを選べば、データが分散せず、効率よく管理できます。

中長期的には、特定の人に頼った管理から抜け出し、誰が見てもひと目で収支がわかる環境を整えることが重要です。部門間の連携や経営層への報告の精度も上がり、組織全体の意思決定がスムーズになります。

6．プロジェクト収支管理システムの選び方とADMAN

プロジェクト収支管理システムは、「機能」「提供形態（オンプレミスかクラウドか）」「コスト」の3つの視点で選びます。

システムを導入すれば業務の正確さと効率は上がりますが、自社に合わないものを選ぶと、後でトラブルになるおそれがあります。

●機能で選ぶ
製品によって使える機能や特徴が異なります。案件数や利用人数、他システムとのデータ連携など、自社の要件をまず洗い出し、それに合う機能を備えた製品を選びましょう。

●提供形態で選ぶ
オンプレミス型は、柔軟なカスタマイズや既存システムとの連携がしやすい一方、自社サーバーの準備やセキュリティ対策などのインフラ構築が必要で、初期費用が高く、導入に時間がかかることがあります。また社外からのアクセスに制限があり、外出先からの操作やテレワークに対応しにくい場合があります。

クラウド型は、提供会社がサーバーを運用するため、自社でのインフラ構築は不要です。インターネットにつながれば操作できるので、外出先やテレワークにも対応できます。初期費用を抑えて導入でき、早く運用を始められます。パッケージ製品の場合は、自社の運用に合うかの確認が大切です。同じ業種の導入事例があるか、どうしても必要な機能があればカスタマイズできるかを確認しましょう。

●コストで選ぶ
コストはオンプレミス型とクラウド型で大きく変わります。クラウド型は、必要な機能や利用人数に応じて費用が変わることもあり、小さく始められる点が優れています。

■ADMANのプロジェクト収支管理
広告業向けの販売管理システムADMANでは、プロジェクトの画面で次のような項目を管理します。

・得意先・請求先
・担当者
・受注確度
・実行予算
・売上・原価の情報
・ファイル添付（オプション機能）
・稼働工数（オプション機能）

1つのプロジェクトに複数の売上と原価を登録できるため、プロジェクトごとの収支をそのまま確認できます。実行予算を設定すると、売上・原価の予算と、見込や受注済みの売上・原価を比べられるので、コストをかけすぎていないか、赤字になっていないかを確かめられます。稼働工数を管理すれば、社内の稼働も含めた収支を把握でき、時間をかけすぎていないか、特定の人に負担が偏っていないかも見えるようになります。

＞＞ADMANの案件（プロジェクト）管理機能の詳細はこちら
＞＞ADMANの売上/原価管理機能の詳細はこちら

7．まとめ

プロジェクト収支管理を適切に行うには、まず今の業務の流れや管理体制を正しく把握することが欠かせません。特に広告・制作・イベントなどプロジェクト単位の仕事では、1つの売上に複数の原価がひもづくことが多く、特定の人に頼ったエクセル管理では限界があります。

収支をリアルタイムに、正確に把握するためにも、自社に合った管理方法とシステムを選ぶことが大切です。

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